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Verfasst am: 18.03.05, 15:23 Titel: Kassenbuch als Exceltabelle
Hallo,
der Kassenwart in unserem Verein hat die Kassenführung elektronisch realisiert. D.h. er hat
sich eine Excel-Tabelle erstellt, die er statt dem klassischen Kassenbuch führt.
Was muß dabei bzgl. der Form beachtet werden? Denn dieser Computerausdruck ist ja im Nachhinein veränderbar, bzw. kann verändert und neu ausgedruckt werden.
ich würde nicht allein auf so eine Art von elektronischem Kassenbuch vertrauen.
Als zusätzliches Hilfmittel für Rechnungen (z.B. um Ein- und Auszahlungen mit dem
Vereinskonto abzugleichen, Buchungskonten für die Jahresabrechnung zuzuordnen usw.)
kann es sehr sinnvoll sein.
Ein traditionelles Kassenbuch nebenher schadet aber nicht, um dem Super-GAU
(Viren, Abstürze, Programmfehler etc.) vorzubeugen.
Eventuelle Vorkehrungen gegen unbefugten Zugriff (z.B. Verschlüsselung) sind je
nachdem, wer alles Zugriff zu dem Computer hat, auch zu erwägen.
bei Systemen der Buchführung ist u. a. sicherzustellen, dass nachträgliche Veränderungen nicht möglich bzw. als nachträgliche Veränderung erkannt werden können. Da mit Excel dieser Nachweis (insb. der Umkehrschluss: Beweis, dass keine Veränderungen vorgenommen wurden) nicht erbracht werden kann, kann das Finanzamt/der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit dieses Teils der Buchführung anzweifeln.
Vor einigen Monaten hat dies ein Gericht für ein in Excel geführtes Fahrtenbuch bestätigt (wobei dieses Urteil primär darauf gestützt war, dass die nachträglichen Veränderungen festgestellt bzw. nicht bestritten wurden).
Die Anforderungen an ein DV-gestütztes Buchführungssystem können z. B. in den GoBS "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" sowie den GODV "Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung" (Schuppenhauer) entnommen werden. Die Prüfungsstandards der Wirtschaftsprüfer FAIT 1 bzw. PS330 sind zwar "richtiger" - jedoch vermutlich im www nicht so leicht -kostenfrei- aufzutreiben.
Bis jetzt habe ich nur ein Problem bereitet - jetzt kommt der Lösungsvorschlag:
Wenn aus dem Excel-Kassenbuch Abrechnungsseiten (z. B. wöchentlich) ausgedruckt (und für die Richtigkeit unterschrieben) werden, kann man hier mit einer Buchführung in Papier argumentieren und hat eine höhere Sicherheit (z. B. vor Viren und Veränderungen durch unbefugte Dritte). Selbstverständlich ist auch dieses Verfahren nicht ganz sauber (die "zeitnahe" Buchführung kann als nicht erfüllt angesehen werden)
Man muss sich bei diesem Thema bewusst sein, dass es stark auf den Prüfer ankommt. Es gibt zahlreiche Buchführungsprogramme auf dem Markt, welche die gesetzlichen Anforderungen nicht einhalten .... und kein Prüfer merkt es
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- jedoch vermutlich im www nicht so leicht -kostenfrei- aufzutreiben.
